Ufficio in casa. Come allestire uno spazio di lavoro che favorisca la creatività e la produttività

Negli ultimi anni, il modo in cui lavoriamo e il concetto di "ufficio" sono stati ridefiniti. Con l'espansione della pratica del work from home, sempre più dipendenti, imprenditori e solopreneur lavorano a distanza o in un sistema ibrido e sono stati costretti ad adattare le loro abitazioni per integrare uno spazio dedicato al lavoro a casa.

La necessità di configurare uno spazio che ci offra condizioni ottimali per la concentrazione e una maggiore produttività nella nostra abitazione ha imposto un approccio diverso alle nostre case: sia pensare fin dall'inizio a una stanza con funzione di ufficio, nel caso di acquisto o costruzione di una nuova abitazione, sia riconfigurare lo spazio esistente per creare un angolo dedicato al lavoro da casa.

Come possiamo realizzare questo? Cosa dobbiamo sapere per creare un ufficio funzionale a casa, che supporti la produttività e ci aiuti a ottenere le stesse prestazioni di un tradizionale spazio ufficio?

In questo articolo, ci proponiamo di rispondere a queste domande e di offrire alcune soluzioni semplici che ti aiuteranno a creare quello spazio di work from home che ti motiverà e ti ispirerà.

Come l'ambiente di lavoro influenza il nostro livello di creatività e produttività

Una delle principali sfide nel lavorare da casa è la difficoltà di tracciare un limite chiaro tra le ore di lavoro e il tempo libero, tra il ruolo di dipendente/imprenditore e i ruoli che abbiamo nella vita personale. L'arredamento corretto dell'ufficio di casa può essere un fattore decisivo per la motivazione, la concentrazione e la produttività sul lavoro e può aiutare in gran parte a delimitare il confine tra orario di lavoro e tempo libero.

La prima regola, se lavori da casa, quotidianamente o occasionalmente, è che questo ufficio o spazio di lavoro esista, separato dagli spazi in cui svolgi le altre attività della giornata. È difficile calarsi nel ruolo lavorativo dal letto, dal divano o dal tavolo della cucina. Inoltre, rischi di essere facilmente distratto da diversi stimoli intorno a te.

Invece, attraverso l'allestimento intenzionale di uno spazio dedicato esclusivamente al lavoro, le possibilità di svolgere i tuoi compiti in modo efficiente, senza interruzioni, aumentano considerevolmente. Inoltre, uno spazio di lavoro ben pensato e organizzato può ridurre lo stress e migliorare la chiarezza mentale.

Si dice che trascorriamo un terzo della nostra vita lavorando, quindi lo spazio di lavoro dovrebbe rappresentarci e motivarci. Anche se la superficie o il budget non ci permettono cambiamenti di vasta portata, conoscendo alcuni principi essenziali di design, possiamo arredare un ufficio funzionale a casa, ben organizzato, che ci ispiri, ci dia uno stato mentale positivo e che, a differenza degli spazi negli edifici per uffici, ci assicuri un ambiente di lavoro intimo e tranquillo.

Uno studio* globale del 2015 realizzato da Human Spaces, ancora oggi rilevante, parla dell'impatto positivo del design biofilico sulle prestazioni e la produttività sul posto di lavoro.

Partendo dall'idea che il bisogno di essere a contatto con la natura rappresenta una funzione di gestione dello stress quotidiano e di mantenimento del benessere psicologico ed emotivo, lo studio mostra che la ricreazione dell'ambiente naturale sul posto di lavoro può aumentare del 15% la creatività e il benessere dei dipendenti. Inoltre, secondo lo studio, i dipendenti che lavorano in un ambiente che incorpora elementi naturali hanno registrato un aumento del 6% della produttività.

Da questo studio impariamo che i primi cinque aspetti più invocati quando si tratta di allestire uno spazio di lavoro produttivo e motivante sono:

• luce naturale
• presenza di piante da interno
• intimità/tranquillità
• vista di un ambiente naturale
• colori vivaci

Sulla base di questi principi, ti presentiamo di seguito alcuni passi da seguire per un allestimento ispirato del tuo ufficio a casa.

Guida in 8 passi per un allestimento ispirato dell'ufficio a casa

Indipendentemente dalla superficie, uno spazio di lavoro ben organizzato può migliorare l'efficienza, la produttività e il tuo stato d'animo, contribuendo a livelli elevati di prestazioni e produttività. Ecco 8 passi essenziali per allestire un ufficio funzionale ed estetico a casa tua:

1. Posiziona la scrivania vicino a una finestra

Per quanto piccola, un'area di lavoro dedicata, con abbondante luce naturale, ti motiverà ogni mattina a iniziare il lavoro con energia e a sentirti ispirato/a. La vicinanza di una finestra che permette alla luce del sole di inondare lo spazio è il primo criterio nella scelta del luogo adatto per posizionare la scrivania. Gli studi dimostrano che la luce naturale nello spazio di lavoro può prevenire mal di testa, sonnolenza e affaticamento oculare causato dall'esposizione agli schermi.

Inoltre, se la configurazione attuale dell'abitazione lo consente, posiziona la scrivania in uno spazio separato dalla zona relax, per delimitare chiaramente le attività professionali da quelle personali.

Per quanto riguarda il posizionamento e l'orientamento della scrivania, è preferibile che sia posizionata perpendicolarmente alla parete della finestra, per evitare i riflessi sullo schermo del computer. La scrivania può essere posizionata anche parallelamente alla finestra, in modo da poter guardare all'esterno, ma tieni presente che questa posizione può distrarti frequentemente mentre lavori.

2. Scegli mobili ergonomici, durevoli, con funzionalità elevate

Una sedia ergonomica e una scrivania con l'altezza corretta sono essenziali per lavorare in comfort e prevenire dolori alla schiena. Un'altezza della scrivania di 75-80 cm è raccomandata nella maggior parte dei casi per una posizione di lavoro confortevole.

Se opti per una scrivania regolabile, aggiustala in modo che gli avambracci siano paralleli al suolo quando digiti. Per completare il set da ufficio, opta per una sedia ergonomica, con supporto lombare, braccioli e poggiatesta regolabile. Scegli una sedia da ufficio con altezza regolabile e regolala finché i tuoi piedi non sono completamente appoggiati a terra e le ginocchia formano un angolo di 90°.

Per quanto riguarda la posizione corretta del laptop, tieni presente che la parte superiore dello schermo deve essere all'altezza degli occhi (o leggermente sotto). Se usi solo il laptop, è consigliabile utilizzare un supporto per sollevarlo e portarlo in una posizione di lavoro confortevole.

Consiglio pratico: puoi verificare se una scrivania ti assicura la postura corretta se, quando appoggi le mani sulla tastiera, i gomiti formano un angolo di circa 90°-100°.

3. Opta per materiali naturali/riciclati, ove possibile

Se per quanto riguarda la sedia da ufficio, la priorità è il design ergonomico e le opzioni di regolazione (altezza, schienale, braccioli/poggiatesta), poiché la sua costruzione può influenzare direttamente la nostra salute, nel caso della scrivania possiamo puntare sul design, sull'estetica e sui materiali naturali. Naturalmente, puoi considerare varianti più vicine a uno stile di vita sostenibile, come sedie in ecopelle o materiali riciclati.

Una scrivania in legno massello di rovere, con linee minimaliste e superfici finemente texturizzate, può rappresentare una scelta durevole e una presenza intramontabile nella tua zona lavoro a casa. Oltre agli attributi ben noti dei pezzi in legno massello - stabilità, resistenza, lunga durata, comfort -, una scrivania di questo tipo riscalderà visivamente lo spazio e ti offrirà una piacevole sensazione al tatto, grazie alla texture unica del legno e alle finiture calde, ispirate alla natura.

4. Assicurati di avere abbastanza spazi di archiviazione

Le scrivanie con spazi di archiviazione chiusi aiutano a mantenere l'ordine e supportano senza dubbio una migliore concentrazione. Più pochi oggetti abbiamo intorno a noi quando lavoriamo, maggiore è la chiarezza mentale e possiamo lavorare ininterrottamente, in quello stato di flusso (flow).

Sulla superficie di lavoro dovrebbero esserci solo gli oggetti assolutamente essenziali, che supportano direttamente le tue mansioni lavorative - pc/laptop, mouse, agenda/planner e magari una pianta verde. Il resto degli accessori da ufficio può essere riposto a portata di mano, nei cassetti della scrivania, e le cose che usiamo meno spesso, in un mobiletto con cassetti posizionato nelle vicinanze, in biblioteca o anche in una comoda elegante in legno massello, con ampio spazio di archiviazione.

In questa sezione, considera anche gli organizzatori di cavi, da montare in un luogo meno visibile della scrivania, per mantenere un aspetto ordinato dello spazio di lavoro e per facilità d'uso.

5. Punta su una palette cromatica equilibrata

I colori influenzano lo stato d'animo e la produttività, quindi è importante includerli quando allestisci il tuo ufficio a casa. Come principio di base, a livello cromatico lo spazio dovrebbe essere composto per l'80% da colori neutri e per il 20% da colori che stimolano la produttività.

Ecco quali colori sono particolarmente raccomandati per gli spazi di lavoro:

a. Blu e verde – favorendo la calma e la concentrazione, questi sono ideali per pareti, mobili o grandi accessori (tappeto, lampada da terra, quadri/stampe incorniciate).

Il blu e il verde possono aiutare in compiti che richiedono alti livelli di concentrazione, ad esempio lavorare con numeri, rapporti, statistiche ecc. Mentre il blu può aumentare la produttività sul posto di lavoro, coltivare un senso di fiducia e supportare una comunicazione chiara, il verde ci aiuta a essere più creativi e contribuisce a un ambiente propizio all'innovazione.

b. Giallo e arancione – possono essere utilizzati come accenti decorativi nello spazio di lavoro, per stimolare la creatività.

Il giallo rappresenta ottimismo, entusiasmo e felicità, creando associazioni positive nella nostra mente, e l'arancione, usato con moderazione, aumenta il nostro livello di energia e stimola il pensiero creativo.

6. Integra piante verdi da interno

Se desideri uno spazio di lavoro caldo e autentico, che ti ispiri e ti motivi a lavorare in modo efficiente, le piante verdi non possono assolutamente mancare.

Le piante non solo migliorano la qualità dell'aria, ma creano un'atmosfera rilassante e possono ridurre lo stress e l'affaticamento degli occhi. Inoltre, la presenza delle piante ci aiuta a ricreare in qualche misura l'ambiente naturale e a godere dell'effetto che il tempo trascorso nella natura ha sul nostro stato d'animo. Le piante verdi contribuiscono a livelli più elevati di produttività, concentrazione, a una memoria migliorata e a un equilibrio interiore.

Tra le raccomandazioni più popolari, grazie al loro aspetto particolare e alla facile manutenzione, si annoverano specie come la sansevieria, la zamioculcas, il bonsai ficus ginseng o la yucca.

7. Includi una piccola zona relax, per incoraggiare le pause

Nel caso tu abbia una stanza separata adibita a ufficio, includi anche un angolo relax per le pause necessarie tra le sessioni di lavoro. Posiziona accanto alla libreria una comoda poltrona e un tavolino in legno, dove poterti ritirare per una pausa tè e lettura o semplicemente per svolgere altre mansioni lavorative, lontano dallo schermo del laptop (sessioni di brainstorming, pianificazione delle attività in agenda, telefonate ecc.).

Non dimenticare di includere qui una lampada da terra, una grande pianta in vaso e 2-3 oggetti decorativi che ti ispirino, per trasformare la zona in una piccola oasi di relax.

8. Personalizza il tuo ufficio per un tocco di ispirazione in più

Dopo aver scelto il posizionamento dello spazio di lavoro e i mobili e aver stabilito la palette cromatica, non ti resta che portare un po' più della tua personalità all'ufficio di casa. Questo non significa affollare lo spazio con cornici, souvenir e altri oggetti personali. Dopotutto, hai tutto il resto della casa per questo.

Invece, a seconda del campo in cui lavori, puoi decorare il tuo spazio di lavoro con illustrazioni che ti ispirino o con testi motivazionali, puoi aggiungere una lavagna per tenere a vista le scadenze o le idee preziose o un vaso di fiori freschi di stagione per un tocco di colore e freschezza.

Arredo per uffici indipendenti, per liberi professionisti

Se finora abbiamo parlato strettamente dell'arredamento degli spazi di work from home, abbiamo pensato che sarebbe utile parlare anche degli uffici dei professionisti con libere professioni - consulenti, avvocati, psicoterapeuti, ecc.

Se l'ufficio di casa deve essere confortevole, arioso e ben organizzato, ma comunque caldo e accogliente, arredato in chiave personale, il design degli uffici destinati alle libere professioni deve rispettare principi di design diversi, per creare un ambiente professionale, in linea con il settore di attività.

Ecco i 3 aspetti principali da considerare se ti trovi nella situazione di dover arredare uno spazio ufficio frequentato spesso da clienti, partner e collaboratori:

1. Crea un allestimento allineato ai tuoi valori professionali

In uno studio legale o di consulenza, l'allestimento deve avere un concetto unitario, e l'intero arredamento deve emanare professionalità e raffinatezza. In questo caso, il design dell'ufficio riflette lo status professionale dello specialista, influenza la percezione dei clienti e ha il ruolo essenziale di costruire fiducia e facilitare una comunicazione chiara e trasparente.

Nel caso di consulenti o specialisti di settori creativi, il design dell'ufficio deve essere allineato al brand personale e includere quegli elementi distintivi di branding che fanno parte dell'identità dello specialista.

Se pensiamo all'arredamento, un imponente tavolo in legno massello conferisce prestigio e autorità, contribuendo a un ambiente professionale, ma allo stesso tempo autentico e sofisticato. Se per te sceglierai una sedia ergonomica, adatta per sedute prolungate, per gli ospiti (clienti, partner) puoi scegliere un modello di sedia dal design contemporaneo, con struttura in legno massello e rivestimento premium in pelle o materiali riciclati.

Per gli studi di psicoterapia, l'arredamento dovrebbe essere il più arioso possibile, in colori neutri e naturali, completati da sfumature di verde e blu, che inducono uno stato di calma ed equilibrio. Opta per alcuni mobili in legno con venatura a vista e per poltrone solide e confortevoli, che supportano una postura più rilassata del corpo.

L'arredamento di un tale ufficio indipendente deve includere una libreria, oltre a un minimo di mobile con funzione di contenitore, per organizzare libri, documenti e materiali di lavoro. Assicurati di non ingombrare lo spazio e di posizionare i mobili seguendo un flusso di lavoro e di circolazione ben pensato.

2. Delimita chiaramente gli spazi, ma mantieni il filo conduttore dell'arredo

Se devi arredare un ufficio per la tua attività di avvocato o consulente in vari settori, probabilmente sai già quanto sia importante che ci sia una separazione tra la zona reception, gli uffici individuali e le sale riunioni, e l'arredamento deve rispettare lo stesso design unitario in tutti questi ambienti.

Ad esempio, se utilizzi un certo intonaco decorativo, mobili in legno massello o un certo tipo di quadri nel tuo ufficio personale, lo stesso stile dovrebbe ritrovarsi in tutti gli spazi con cui clienti e partner entrano in contatto.

La sala d'attesa può fare un'ottima prima impressione con una panca minimalista e un tavolino da caffè in legno massello, mentre la sala riunioni può impressionare con un tavolo da conferenza di dimensioni generose, completato da sedie dal design sofisticato, con finiture naturali e rivestimenti lussuosi.

3. Scegli la palette cromatica in accordo con il settore di attività

• Avvocatura & consulenza. In questi settori, si raccomandano toni più sobri (grigio, blu scuro, mobili rifiniti in tonalità terrose) per trasmettere serietà e professionalità.
• Psicoterapia. Per gli studi di psicoterapia, sono indicate colori caldi e naturali (beige, verde chiaro, legno naturale), per favorire una comunicazione aperta e indurre calma, comfort e ottimismo.
• Design grafico, marketing & altre professioni creative. Se lavori in un settore creativo, punta su un arredamento arioso e minimalista, con colori chiari e gioca con accenti di colori vibranti che stimolano la creatività e l'innovazione, come giallo, arancione o blu.

L'allestimento dell'ufficio a casa deve, in primo luogo, aiutarti a svolgere efficientemente i tuoi compiti lavorativi, ma anche rendere il tuo lavoro facile e piacevole. Pertanto, se lavori da remoto, è essenziale dedicare un angolo della tua abitazione alla creazione di uno spazio dedicato, per poter distinguere tra i ruoli lavorativi e quelli della vita personale.

Pensa lo spazio in termini di funzionalità e comfort - luce naturale, mobili ergonomici, sufficienti spazi di archiviazione, organizzazione dei cavi e degli accessori - e completa l'allestimento per trasformare il tuo ufficio in uno spazio accogliente e ispirazionale - mobili in legno massiccio, piante verdi, illustrazioni rappresentative e testi motivazionali.

Nel caso delle professioni liberali, l'ufficio deve rispettare alcuni principi diversi di arredamento, in accordo con la specificità del lavoro e del settore di attività. Inoltre, devono prevedere flussi di circolazione ben definiti, considerando che lo spazio è frequentato da clienti, collaboratori, ecc.

Una cosa è certa: indipendentemente dalla tua professione, se lavori da casa o da un ufficio indipendente, godi della libertà di arredare il tuo spazio di lavoro in modo da riflettere la tua personalità, il tuo status e i tuoi valori professionali. In questo senso, il design contemporaneo e i materiali naturali possono aiutarti a costruire uno spazio che emana professionalità, ma che rimane allo stesso tempo accogliente e autentico.

* Fonte