Biroul de acasă. Cum să amenajezi un spațiu de lucru care susține creativitatea și productivitatea

În ultimii ani, modul în care lucrăm și conceptul de „birou” au fost redefinite. Odată cu extinderea practicii work from home, tot mai mulți angajați, antreprenori și soloprenori lucrează de la distanță sau în sistem hibrid și au fost nevoiți să-și adapteze locuințele pentru a integra acasă un spațiu dedicat muncii. 

Necesitatea de a configura un spațiu care să ne ofere condiții optime pentru concentrare și productivitate sporită în propria locuință a impus o abordare diferită a caselor noastre: fie să gândim de la început o încăpere cu funcțiunea de birou, în cazul achiziționării sau construcției unei locuințe noi, fie să reconfigurăm spațiul existent pentru a crea un colț dedicat muncii de acasă. 

Cum putem realiza acest lucru? Ce trebuie să știm pentru a crea acasă un birou funcțional, care susține productivitatea și ne ajută să dăm același randament ca într-un spațiu tradițional de birouri?

În acest articol, ne propunem să răspundem la aceste întrebări și să venim cu câteva soluții simple care te vor ajuta să creezi acel spațiu de work from home care să te motiveze și să te inspire.

Cum ne influențează mediul de lucru nivelul de creativitate și productivitate

Una dintre principalele provocări în a lucra de acasă o reprezintă dificultatea de a trasa o limită clară între orele de muncă și timpul liber, între rolul de angajat/ antreprenor și rolurile pe care le avem în viața personală. Amenajarea corectă a biroului de acasă poate fi un factor decisiv în ceea ce privește motivația, concentrarea și productivitatea la job și poate ajuta în mare măsură la delimitarea dintre programului de muncă și timpul liber.

Prima regulă, dacă lucrezi de acasă, zilnic sau ocazional, este ca acest birou sau spațiu de lucru să existe, separat de spațiile în care îți desfășori celelalte activități ale zilei. Este dificil să te transpui în rolul de la job din pat, de pe canapea sau de la masa din bucătărie. În plus, riști să fii ușor distras de diferiți stimuli din jurul tău.

În schimb, prin amenajarea intenționată a unui spațiu destinat exclusiv muncii, șansele să îți îndeplinești sarcinile eficient, fără întreruperi, cresc considerabil. În plus, un spațiu de lucru bine gândit și organizat poate reduce stresul și poate îmbunătăți claritatea mentală.

Se spune că ne petrecem o treime din viață lucrând, așadar spațiul de lucru ar trebui să ne reprezinte și să ne motiveze. Chiar dacă suprafața sau bugetul nu ne permit schimbări de anvergură, cunoscând câteva principii esențiale de design, putem amenaja acasă un birou funcțional, bine organizat, care să ne inspire, să ne ofere o stare mentală pozitivă și care, spre deosebire de spațiile din clădirile de birouri, să ne asigure un mediu de lucru intim și liniștit.

Un studiu global din 2015 realizat de Human Spaces, încă relevant și astăzi, vorbește despre impactul pozitiv al designului biofilic asupra performanței și productivității la locul de muncă.

Pornind de la ideea că nevoia de a fi în contact cu natura reprezintă o funcție de gestionare a stresului zilnic și de menținere a bunăstării psihice și emoționale, studiul arată că recrearea mediului natural la locul de muncă poate crește cu 15% creativitatea și starea de bine a angajaților. De asemenea, conform studiului, angajații care lucrează într-un mediu ce încorporează elemente naturale au înregistrat o creștere de 6% a productivității.

Învățăm din acest studiu că primele cinci cele mai invocate aspecte când vine vorba de amenajarea unui spațiu de lucru productiv și motivant sunt:

• lumina naturală
• prezența plantelor de interior
• intimitatea/ liniștea
• priveliștea unui cadru natural
• culorile vii

Pe baza acestor principii, îți prezentăm în continuare câțiva pași de urmat pentru o amenajare inspirată a biroului tău de acasă.

Ghid în 8 pași pentru o amenajare inspirată a biroului de acasă

Indiferent de suprafață, un spațiu de lucru bine organizat poate îmbunătăți eficiența, productivitatea și starea ta de spirit, contribuind la niveluri ridicate de performanță și productivitate. Iată 8 pași esențiali pentru amenajarea unui birou funcțional și estetic la tine acasă:

1. Amplasează biroul în proximitatea unei ferestre

Oricât de mică, o zonă de lucru dedicată, cu lumină naturală din abundență, te va motiva în fiecare dimineață să începi munca cu energie și să te simți inspirat(ă). Proximitatea unei ferestre care permite luminii soarelui să inunde spațiul este un prim criteriu în alegerea locului potrivit pentru amplasarea biroului. Studiile arată că lumină naturală în spațiul de lucru poate preveni apariția durerilor de cap, a stărilor de somnolență și a oboselii oculare cauzată de expunerea la ecrane.

De asemenea, dacă configurația actuală a locuinței îți permite, poziționează biroul într-un spațiu separat de zona de relaxare, pentru a delimita clar activitățile profesionale de cele personale. 

În ceea ce privește poziționarea și orientarea biroului, este de preferat ca acesta să fie amplasat perpendicular pe peretele ferestrei, pentru a evita reflexiile pe ecranul computerului. Biroul poate fi amplasat și paralel cu fereastra, astfel încât să poți privi către exterior, însă ține cont de faptul că această poziționare te poate distrage frecvent în timp ce lucrezi.

2. Alege mobilier ergonomic, durabil, cu funcționalitate sporită

Un scaun ergonomic și un birou cu înălțimea corectă sunt esențiale pentru a lucra în confort și pentru a preveni durerile de spate. O înălțime a biroului de 75-80 cm este recomandată în cele mai multe cazuri pentru o poziție de lucru confortabilă.

Dacă optezi pentru un birou reglabil, ajustează-l astfel încât antebrațele să fie paralele cu solul atunci când tastezi. Pentru completarea setului de birou, optează pentru un scaun ergonomic, cu suport lombar, cotiere și tetieră reglabilă. Alege un scaun de birou cu înălțime ajustabilă și reglează-l până ce tălpile tale sunt complet sprijinite pe podea, iar genunchii formează un unghi de 90°.

În ceea ce privește poziția corectă a laptopului, ține cont de faptul că partea superioară a ecranului trebuie să fie la nivelul ochilor (sau ușor sub). Dacă folosești doar laptopul, este recomandat să utilizezi un suport pentru a-l ridica și a-l aduce într-o poziție de lucru confortabilă.

Sfat practic: poți verifica dacă un birou îți asigură postura corectă dacă atunci când așezi mâinile pe tastatură, coatele formează un unghi de aproximativ 90°-100°.

 3. Optează pentru materiale naturale/ reciclate, acolo unde este posibil

Dacă în ceea ce privește scaunul de birou, prioritar este designul ergonomic și opțiunile de reglare (a înălțimii, a spătarului, a cotierelor/ tetierei), întrucât construcția acestuia ne poate influența direct starea de sănătate, în cazul biroului putem plusa la capitolul design, estetică și materiale naturale. Bineînțeles, poți avea în vedere variante mai aproape de un stil de viață sustenabil, precum scaune din piele ecologică sau materiale reciclate.

Un birou din lemn masiv de stejar, cu linii minimaliste și suprafețe fin texturate, poate reprezenta o alegere durabilă și o prezență atemporală în zona ta de lucru de acasă. Dincolo de atributele binecunoscute ale pieselor din lemn masiv - stabilitate, rezistență, durată lungă de viață, confort -, un astfel de birou va încălzi vizual spațiu și îți va oferi o senzație plăcută la atingere, prin textura unică a lemnului și prin finisajele calde, inspirate de natură.

4. Asigură-te că ai suficiente spații de depozitare

Birourile cu spații de depozitare închise ajută la păstrarea ordinii și susțin fără îndoială o concentrare mai bună. Cu cât avem mai puține obiecte în jurul nostru atunci când lucrăm, cu atât claritatea mentală crește, iar noi putem lucra neîntrerupt, în acea stare de flux (flow).

Pe suprafața de lucru ar trebui să se afle doar acele obiecte absolut esențiale, care îți susțin direct sarcinile de serviciu - pc/ laptop, mouse, agendă/ planner și poate o plantă verde. Restul accesoriilor de birou pot fi depozitate la îndemână, în sertarele biroului, iar lucrurile pe care le folosim mai rar, într-un rollbox cu sertare amplasat în apropiere, în bibliotecă sau chiar într-o comodă elegantă din lemn masiv, cu spațiu generos de depozitare.

Tot la acest capitol ia în calcul și organizatoarele de cabluri, pe care să le montezi într-un loc mai puțin vizibil al biroului, pentru a păstra un aspect ordonat al spațiului de lucru și pentru ușurință în utilizare.

5. Mizează pe o paletă cromatică echilibrată

Culorile influențează starea de spirit și productivitatea, așadar e important să le incluzi atunci când îți amenajezi biroul de acasă. Ca principiu de bază, la nivel cromatic spațiul ar trebui să fie format 80% din culori neutre și 20% din culori care stimulează productivitatea. 

Iată ce culori sunt recomandate cu precădere pentru spațiile de lucru:

a. Albastru și verde – favorizând calmul și concentrarea, acesta sunt ideale pentru pereți, mobilier sau accesorii mari (covor, lampadar, tablouri/ printuri înrămate).

Albastrul și verdele pot ajuta în sarcini care necesită niveluri susținute de concentrare, de exemplu lucrul cu cifre, rapoarte, statistici etc. În timp ce albastrul poate crește productivitatea la locul de muncă, cultivă un sentiment de încredere și susține o comunicare clară, verdele ne ajută să fim mai creativi și contribuie la un mediu propice inovației.

b. Galben și portocaliu – pot fi folosite prin accente decorative în spațiul de lucru, pentru a stimula creativitatea. 

Galbenul reprezintă optimism, entuziasm și fericire, creând asocieri pozitive în mintea noastră, iar portocaliul, folosit cu moderație, ne crește nivelul de energie și stimulează gândirea creativă.

6. Integrează plante verzi de interior

Dacă îți dorești un spațiu de lucru cald și autentic, care să te inspire și să te motiveze să lucrezi eficient, plantele verzi pur și simplu nu trebuie să-ți lipsească.

Plantele nu doar îmbunătățesc calitatea aerului, dar creează o atmosferă relaxantă și pot reduce stresul și oboseala ochilor. În plus, prezența plantelor ne ajută să recreăm într-o oarecare măsură mediul natural și să ne bucurăm de efectul pe care timpul petrecut în natură îl are asupra stării noastre de spirit. Plantele verzi contribuie la niveluri mai ridicate de productivitate, concentrare, la memorie îmbunătățită și echilibru interior.

Printre cele mai populare recomandări, datorită aspectului deosebit și întreținerii facile, se numără specii precum sansevieria, zamioculcas, bonsaiul ficus ginseng sau yucca.

7. Include o mică zonă de relaxare, pentru a încuraja pauzele

În cazul în care ai o încăpere separată cu funcțiunea de birou, include și un colț de relaxare pentru pauzele necesare dintre sesiunile de lucru. Amplasează lângă bibliotecă un fotoliu confortabil și o măsuță din lemn, unde să te retragi pentru o pauză de ceai și lectură sau pur și simplu pentru a îndeplini alte sarcini de serviciu, departe de ecranul laptopului (sesiuni de brainstorming, planificarea sarcinilor în agendă, apeluri telefonice etc.).

Nu uita să incluzi aici un lampadar, o plantă mare în ghiveci și 2-3 obiecte decorative care să te inspire, pentru a transforma zona într-o mică oază de relaxare.

8. Personalizează-ți biroul pentru un plus de inspirație

După ce ai ales poziționarea spațiului de lucru și mobilierul și ai stabilit paleta cromatică, nu-ți mai rămâne decât să aduci mai mult din personalitatea ta biroului de acasă. Acest lucru nu înseamnă să aglomerezi spațiul cu rame foto, suveniruri și alte obiecte personale. La urma urmei, ai tot restul locuinței pentru asta. 

În schimb, în funcție de domeniul în care lucrezi, îți poți decora spațiul de lucru cu ilustrații care să te inspire sau cu texte motivaționale, poți adăuga un whiteboard pentru a păstra deadline-urile sau ideile valoroase la vedere sau o vază cu flori proaspete de sezon pentru un strop de culoare și prospețime.

Amenajarea birourilor independente, pentru profesii liberale 

Dacă până acum am vorbit strict despre amenajarea spațiilor de work from home, ne-am gândit că ar fi util să aducem în discuție și birourile profesioniștilor cu profesii liberale - consultanți, avocați, psihoterapeuți, etc. 

Dacă biroul de acasă trebuie să fie unul confortabil, aerisit și bine organizat, dar totuși cald și primitor, amenajat într-o notă personală, designul birourilor destinate profesiilor liberale trebuie să respecte principii diferite de design, pentru a crea un mediu profesionist, în acord cu domeniul de activitate.

Iată top 3 aspecte de luat în considerare dacă te afli în situația de a-ți amenaja un spațiu de birou vizitat frecvent de clienți, parteneri și colaboratori:

1. Construiește o amenajare aliniată la valorile tale profesionale

Într-un birou de avocatură sau de consultanță, amenajarea trebuie să aibă un concept unitar, iar întreg decorul trebuie să emane profesionalism și rafinament. În acest caz, designul biroului reflectă statutul profesional al specialistului, influențează percepția clienților și are rolul esențial de a clădi încredere și de a facilita o comunicare clară și transparentă.

În cazul consultanților sau a specialiștilor din industrii creative, designul biroului trebuie să fie aliniat la brandul personal și să includă acele elemente diferențiatoare de branding care fac parte din identitatea specialistului.

Dacă ne gândim la mobilier, o masă impunătoare din lemn masiv conferă prestigiu și autoritate, contribuind la un mediu profesionist, dar totodată autentic și sofisticat. Dacă pentru tine vei alege un scaun ergonomic, potrivit pentru ședere prelungită, pentru oaspeți (clienți, parteneri) poți alege un model de scaun cu design contemporan, cu cadru din lemn masiv și tapițerie premium din piele sau materiale reciclate.

Pentru cabinetele de psihoterapie, amenajarea trebuie să fie cât mai aerisită, în culori neutre, naturale, completate de nuanțe de verde și albastru, care induc o stare de calm și echilibru. Optează pentru câteva corpuri de mobilier din lemn cu fibra la vedere și pentru fotolii solide și confortabile, care susțin o postură mai lejeră a corpului.

Amenajarea unui astfel de birou independent trebuie să includă o bibliotecă, precum și minim un corp de mobilier cu rol de depozitare, pentru organizarea cărților, a documentelor și a materialelor de lucru. Asigură-te că nu aglomerezi spațiul și că amplasezi mobilierul după un flux de lucru și de circulație bine gândit.

2. Delimitează clar spațiile, dar păstrează firul roșu al amenajării

Dacă urmează să amenajezi un birou pentru activitatea ta ca avocat sau consultant în diverse domenii, probabil știi deja cât este de important să existe o separare între zona de recepție, birourile individuale și sălile de întâlnire, iar amenajarea trebuie să respecte același design unitar în toate aceste încăperi. 

De exemplu, dacă folosești o anumită tencuială decorativă, mobilier din lemn masiv sau un anumit tip de tablouri în biroul tău personal, același stil ar trebui să se regăsească în toate spațiile cu care clienții și partenerii intră în contact.

Sala de așteptare poate face o primă impresie deosebită printr-o bancă minimalistă și o masă de cafea din lemn masiv, iar sala de ședințe poate impresiona printr-o masă de conferințe de dimensiuni generoase, completată de scaune cu design sofisticat, cu finisaje naturale și tapițerii luxoase.

3. Alege paleta cromatică în concordanță cu domeniul de activitate

• Avocatură & consultanță. În aceste domenii, se recomandă tonuri mai sobre (gri, bleumarin, mobilier finisat în nuanțe pământii) pentru a transmite seriozitate și profesionalism.
• Psihoterapie. Pentru cabinetele de psihoterapie, sunt indicate culori calde și naturale (bej, verde deschis, lemn natur), pentru a susține o comunicare deschisă și pentru a induce calm, confort și optimism.
• Design grafic, marketing & alte profesii creative. Dacă profesezi într-un domeniu creativ, mizează pe o amenajare aerisită și minimalistă, în culori deschise și joacă-te cu accente de culori vibrante care stimulează creativitatea și inovația, precum galben, portocaliu sau albastru.

Amenajarea biroului de acasă trebuie, în primul rând, să te ajute să-ți îndeplinești eficient sarcinile de serviciu, dar și să îți facă munca ușoară și plăcută. Așadar, dacă lucrezi remote, este esențial să aloci un colț al locuinței tale pentru crearea unui spațiu dedicat, pentru a putea face distincție între rolurile de la job și cele din viața personală.

Gândește spațiul prin prisma funcționalității și a confortului - lumină naturală, mobilier ergonomic, spații de depozitare suficiente, organizarea cablurilor și a accesoriilor - și completează amenajarea pentru a-ți transforma biroul într-un spațiu primitor și inspirațional - mobilier din lemn masiv, plante verzi, ilustrații reprezentative și texte motivaționale.

În cazul profesiilor liberale, biroul trebuie să respecte câteva principii diferite de amenajare, în concordanță cu specificul jobului și domeniul de activitate. În plus, acestea trebuie să prevadă fluxuri de circulație bine definite, având în vedere că spațiul este frecventat de clienți, colaboratori etc. 

Un lucru este cert: indiferent de profesia ta, dacă lucrezi de acasă sau dintr-un birou independent, te bucuri de libertatea de a-ți amenaja spațiul de lucru astfel încât să-ți reflecte personalitatea, statutul și valorile profesionale. În acest sens, designul contemporan și materialele naturale te pot ajuta să construiești un spațiu care emană profesionalism, dar care rămâne totodată primitor și autentic.